个人如何用时间管理软件提升效率

想过没,为什么我们的工作效率总是不高?

工作效率的高低90%是靠个人的热情和自觉自律。剩余的10%呢?

如保持良好的工作激 情和态度 。工作热情确定可以很大程度上影响到工作效率,工作热情就是工作态度,也就是我们从事某个工作的意愿度。一份工作你想不想做,投入多大的热情去做,很大程度是由你的热情决定的。你热爱你的工作,你的工作态度自然就好,工作效率也就上去了。

其次是各种管理工具的使用 。俗话说得好,“工欲善其事,必先利其器”,选择好的工具能使得事半功倍,而工具的使用就要求我们不懂莫装懂,能够虚心请教他人。自己懂的,也能不因自己的私利而无视工作同伴的求教,毕竟,每个工作都不是仅凭个人能力就能完成的 。工作本是一个集体项目,愉快的合作才能提高效率,好的软件和工具就能如虎添翼。

最后是你的工作方法 。任何事情都有方法论,拿我自己来说,我每天从家里去团队管理专家飞项软件公司上班,我可以走路,也可以开车,可以地铁公交,也可以骑车。如果你想高效,在不考虑交通的状况下可能开车是最快的方法,走路是最慢的。提高工作效率其实就是在你思考什么是最好的、最便捷的方法。在平时工作中如何结合方法论进行落地呢?

利用四象限法则,做好轻重缓急规划。

专家认为,一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。我们也更好地将事情按照紧急、不紧急、不重要、不重要的安排和组合分为四个象限进行推进:

实际情况下,我们如何将“四象限法则”运用到日常工作中呢?平时我们同事都用自己的软件去做时间管理和事项待办,这里主要用到的是飞项的“贴标签”与“看板”功能。以我自己的部门来说,我们是产品部,会涉及到很多任务的同时推进。

首先,每个任务到来时,我们需要提前设置好时间,什么时候开始,什么时候结束,需要耗费多少时间,这更有利于我们明确自己将在这个事项中花费的时长,更好进行时间的分配与规划,同时也帮助我们在提高效率,尽可能在规定时间内完成事项。

接着,就是根据“四象限”针对该事项的紧急与重要程度进行判断并贴标签。我们产品经理经常在每天早上就会根据成员和团队管理情况进行日程的安排,对重点和紧急的事项优先马上处理,然后才是其他事情。最后事项的创建页面就会像这样:

那把事项都这样划分好后,就会看到我当天的待办事项面板就会是这样的,该优先做什么就非常清晰。

如果想根据“四象限法则”的划分来看的话,也可以在飞项的自定义面板筛选创建四象限,轻重缓急在面板上一目了然,更有利我将时间进行优先级分配,在任务截止前漂亮地完成项目。

当然,除了“四象限法则”外,还有很多时间管理方法,例如番茄工作法、GTD时间管理法……这里就不一一列举了。提高个人的工作效率归根到底还是个人的态度和用心程度,工具和软件只是协助你做得更好更完美。如果你是一个时间和事项掌控者,那么你一定要用软件帮你。